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Project Portfolio Management [PPM] 

A strategic alignment process by which an organization's Projects are evaluated to identify the purpose, fit, and benefits as they relate to company Goals. Projects can then be grouped into programs based on relevance and similarities.

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Project Portfolio Management (PPM)

PPM Alignment Approach Operational Governance

Project Portfolio Management (PPM)?

Project Portfolio Management refers to the centralized Management of one or more Project departments to achieve strategic objectives. It is a way of bridging the gap between strategy and implementation and ensures that an organization can successfully leverage its Project selection and execution. Here are some use cases of PPM:

PPM is commonly used by organizations to identify the potential return on a Project. This makes it possible for companies looking to invest in new Projects (and often competing Projects) to anticipate the risks inherent in each and make an informed decision.

It also facilitates team communication and ensures that all parties involved in the Projects are on the same page.

When done properly, PPM is a valuable tool for getting the buy-in from all stakeholders in an organization and enabling them to see the big picture and understand, Manage and reduce the risks, very likely to cause discord less, which can often be the bane of successful Project Management. PPM also enhances transparency, governance and accountability with stakeholders.

What are the objectives of Portfolio Management?

The primary objective of PPM is to maximize the benefits from the Projects a company undertakes. This necessarily involves selecting only those Projects that provide the right amount of value keeping in mind the available resources as well as the resources that are strategically fit with the Goals of the company.

Other objectives include achieving balance in the Project Portfolio by ensuring a proper mix of high and low risk and long and short term Projects. By setting up an optimal mix of Projects, PPM ensures that a company is in a better position to achieve its operational and financial Goals.

Role of a Project Portfolio Manager

As the person overseeing an organization's Project portfolio, the Portfolio Project Manager is integral to the successful execution of the organization's strategy. Often, the role of a Project Portfolio Manager revolves around Managing one or more portfolios and working with various financial algorithms and financial models to align Projects to the company's strategic objectives. Portfolio Managers often develop Management standards to guide portfolios and they provide a high level overview of everything within a portfolio.

Often, Project Portfolio Managers are part of a Project Management office (PMO). The role of the PMO includes Managing the Portfolio and establishing Project Management processes and standards for the entire department to follow.

Project Portfolio Management (PPM) is a strategy that evaluates potential Projects by their potential successes and risks, then assigns staff, resources and timelines in a way that maximizes organizational performance.

Project Portfolio Management Tools and Techniques

In addition to asking critical questions, there are other PPM techniques that provide a structured way to evaluate, select, and prioritize aspects of the alignment process group throughout the Portfolio Management lifecycle.

Here's a quick introduction to five such PPM Tools and Techniques:

Cost/benefit analysis: A ratio used to evaluate risk versus reward in any Project. The lower the cost and the higher the profit, the greater the chances of a Project being successful.

Decision Tree Analysis: A visual tool for qualitative analysis that is ideally suited for evaluating scenarios affected by multiple subjective factors. PPM tools establish hypothetical scenarios and provide a basis for evaluating potential outcomes.

Scoring Model: An analytical technique that combines quantitative and qualitative factors of judgment with weights and scores. The technology creates a rational basis for prioritizing Projects with the highest scores.

Estimated Commercial Value (ECV): ECV incorporates risk into a formula similar to Net Present Value (NPV) to evaluate the chances of success for commercial and technical Projects.

Objective Matrix: This method breaks down a high-level organizational strategy into multiple business objectives and assigns scores to Projects as they align to each objective. The matrix allows sub-Goals to be formulated in a subtle way to evaluate Projects against objectives.

Project Portfolio Management Steps

The PPM process consists of five stages that ensure that high level alignment is maintained both throughout the Portfolio and throughout the PPM lifecycle.

Set business objectives. In order to reach agreement on Projects that work for your organization, teams need to be on the same page. One of the most popular ways to create that alignment is to develop a strategy map that outlines what the business objectives are and how team members should prioritize them.

Collect and research information on potential Projects. Compile a list of ideas for potential Projects and research those ideas. Some sources of inspiration may include ideas from team members, customer feedback, or special regulatory requirements. Then put together some high-level details on those considerations, such as potential resource requirements.

Narrow down your list and select the best Projects. The high-level data from the previous step will give you the tools to choose the Projects that best align with your business objectives. Use that data to define the differentiators of the Project and create a prospective Portfolio that will maximize your returns while balancing risk.

Validate Portfolio viability and initiate Projects. Next, you will need to verify the Portfolio of Projects against their viability and available resources. Expand the high-level data already collected and build a more realistic picture of the resources needed to complete a Project and what the potential setbacks might be. If the Project still seems viable, you can provide resources and move on.

Manage and monitor portfolio. Once the Project begins, you and your team will need to Manage them while tracking performance and re-calibrating as needed. This may mean handling issues such as re-scoping, reallocation of resources, and reviewing the entire Portfolio on a regular basis.

Plz Contact 

Manbir Kaur [Aero Engineer] 

Director [Business Development]  

AirCrews Aviation Pvt. Ltd.

manbir@flying-crews.com

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Sonal Sharma [Aerospace Engineer]

Asst Business Development Manager 

AirCrews Aviation Pvt. Ltd.

sonal@air-aviator.com

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Spandana H [ BE, MBA Aviation]

Aviation Manager

AirCrews Aviation Pvt. Ltd. 

spandana@air-aviator.com

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Indrani Roy [MBA ICFAI]

Manager HR

AirCrews Aviation Pvt. Ltd.

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+91 6294 591 489

Capt Shekhar Gupta

CEO / Director

AirCrews Aviation Pvt Ltd

shekhar@air-aviator.com

+91  9977513452

पीपीएम संरेखण दृष्टिकोण परिचालन शासन

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन (पीपीएम)?

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन रणनीतिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक या एक से अधिक परियोजना विभागों के केंद्रीकृत प्रबंधन को संदर्भित करता है। यह रणनीति और कार्यान्वयन के बीच की खाई को पाटने का एक तरीका है और यह सुनिश्चित करता है कि एक संगठन अपने परियोजना चयन और निष्पादन का सफलतापूर्वक लाभ उठा सके। पीपीएम के कुछ उपयोग के मामले यहां दिए गए हैं:

पीपीएम आमतौर पर संगठनों द्वारा किसी परियोजना पर संभावित रिटर्न की पहचान करने के लिए उपयोग किया जाता है। यह उन कंपनियों के लिए संभव बनाता है जो नई परियोजनाओं (और अक्सर प्रतिस्पर्धी परियोजनाओं) में निवेश करना चाहती हैं ताकि प्रत्येक में निहित जोखिमों का पूर्वानुमान लगाया जा सके और एक सूचित निर्णय लिया जा सके।

यह टीम संचार की सुविधा भी देता है और यह सुनिश्चित करता है कि परियोजनाओं में शामिल सभी पक्ष एक ही पृष्ठ पर हों।

जब ठीक से किया जाता है, तो पीपीएम एक संगठन में सभी हितधारकों से खरीद-फरोख्त प्राप्त करने और उन्हें बड़ी तस्वीर देखने और जोखिमों को समझने, प्रबंधित करने और कम करने में सक्षम बनाने के लिए एक मूल्यवान उपकरण है, कलह होने की संभावना बहुत कम है, जो अक्सर हो सकती है सफल परियोजना प्रबंधन का अभिशाप। पीपीएम हितधारकों के साथ पारदर्शिता, शासन और जवाबदेही को भी बढ़ाता है।

पोर्टफोलियो प्रबंधन के उद्देश्य क्या हैं?

पीपीएम का प्राथमिक उद्देश्य एक कंपनी द्वारा की जाने वाली परियोजनाओं से होने वाले लाभों को अधिकतम करना है। इसमें आवश्यक रूप से केवल उन परियोजनाओं का चयन करना शामिल है जो उपलब्ध संसाधनों के साथ-साथ कंपनी के लक्ष्यों के साथ रणनीतिक फिट होने वाले संसाधनों को ध्यान में रखते हुए सही मात्रा में मूल्य प्रदान करते हैं।

अन्य उद्देश्यों में उच्च और निम्न जोखिम और लंबी और अल्पकालिक परियोजनाओं का उचित मिश्रण सुनिश्चित करके परियोजना पोर्टफोलियो में संतुलन प्राप्त करना शामिल है। परियोजनाओं का एक इष्टतम मिश्रण स्थापित करके, पीपीएम सुनिश्चित करता है कि एक कंपनी अपने परिचालन और वित्तीय लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए बेहतर स्थिति में है।

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो मैनेजर की भूमिका क्या है?

किसी संगठन के प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो की निगरानी करने वाले व्यक्ति के रूप में, पोर्टफोलियो प्रोजेक्ट मैनेजर संगठन की रणनीति के सफल निष्पादन का अभिन्न अंग है। अक्सर, एक प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो मैनेजर की भूमिका एक या एक से अधिक पोर्टफोलियो के प्रबंधन और कंपनी के रणनीतिक उद्देश्यों के लिए परियोजनाओं को संरेखित करने के लिए विभिन्न वित्तीय एल्गोरिदम और वित्तीय मॉडल के साथ काम करने के इर्द-गिर्द घूमती है। पोर्टफोलियो प्रबंधक अक्सर पोर्टफोलियो का मार्गदर्शन करने के लिए प्रबंधन मानकों का विकास करते हैं और वे पोर्टफोलियो के भीतर हर चीज का उच्च स्तरीय अवलोकन करते हैं।

अक्सर, परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधक एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय (पीएमओ) का हिस्सा होते हैं। पीएमओ की भूमिका में पोर्टफोलियो प्रबंधन और पूरे विभाग के पालन के लिए परियोजना प्रबंधन प्रक्रियाओं और मानकों को स्थापित करना शामिल है।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन [पीपीएम] एक ऐसी रणनीति है जो संभावित परियोजनाओं का मूल्यांकन उनकी संभावित सफलताओं और जोखिमों से करती है, फिर कर्मचारियों, संसाधनों और समय-सीमा को इस तरह से निर्दिष्ट करती है जो संगठनात्मक प्रदर्शन को अधिकतम करती है।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन उपकरण और तकनीक

महत्वपूर्ण प्रश्न पूछने के अलावा, अन्य पीपीएम तकनीकें हैं जो पोर्टफोलियो प्रबंधन जीवनचक्र में संरेखण प्रक्रिया समूह के पहलुओं का मूल्यांकन, चयन और प्राथमिकता के लिए एक संरचित तरीका प्रदान करती हैं।

यहां ऐसे पांच पीपीएम टूल और तकनीकों का त्वरित परिचय दिया गया है:

लागत/लाभ विश्लेषण: किसी भी परियोजना में जोखिम बनाम इनाम का मूल्यांकन करने के लिए उपयोग किया जाने वाला अनुपात। लागत जितनी कम होगी और लाभ जितना अधिक होगा, किसी परियोजना के सफल होने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।

निर्णय वृक्ष विश्लेषण: गुणात्मक विश्लेषण के लिए एक दृश्य उपकरण जो कई व्यक्तिपरक कारकों से प्रभावित परिदृश्यों का मूल्यांकन करने के लिए आदर्श रूप से अनुकूल है। पीपीएम उपकरण काल्पनिक परिदृश्य स्थापित करते हैं और संभावित परिणामों के मूल्यांकन के लिए एक आधार प्रदान करते हैं।

स्कोरिंग मॉडल: एक विश्लेषणात्मक तकनीक जो वजन और स्कोर के साथ निर्णय के मात्रात्मक और गुणात्मक कारकों को जोड़ती है। तकनीक उच्चतम स्कोर वाली परियोजनाओं को प्राथमिकता देने के लिए एक तर्कसंगत आधार बनाती है।

अनुमानित वाणिज्यिक मूल्य [ईसीवी]: ईसीवी वाणिज्यिक और तकनीकी परियोजनाओं के लिए सफलता की संभावनाओं का मूल्यांकन करने के लिए शुद्ध वर्तमान मूल्य [एनपीवी] के समान एक सूत्र में जोखिम को शामिल करता है।

उद्देश्य मैट्रिक्स: यह विधि उच्च-स्तरीय संगठनात्मक रणनीति को कई व्यावसायिक उद्देश्यों में विभाजित करती है और परियोजनाओं के लिए स्कोर प्रदान करती है क्योंकि वे प्रत्येक उद्देश्य के लिए संरेखित होते हैं। मैट्रिक्स उप-लक्ष्यों को उद्देश्यों के विरुद्ध परियोजनाओं का मूल्यांकन करने के लिए एक सूक्ष्म तरीके से तैयार करने की अनुमति देता है।

परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन कदम

पीपीएम प्रक्रिया में पांच चरण होते हैं जो सुनिश्चित करते हैं कि उच्च स्तरीय संरेखण पूरे पोर्टफोलियो और पूरे पीपीएम जीवनचक्र दोनों में बना रहे।

व्यावसायिक उद्देश्यों को निर्धारित करें। आपके संगठन के लिए काम करने वाली परियोजनाओं पर समझौता करने के लिए, टीमों को एक ही पृष्ठ पर होना चाहिए। उस संरेखण को बनाने के सबसे लोकप्रिय तरीकों में से एक रणनीति मानचित्र विकसित करना है जो यह बताता है कि व्यावसायिक उद्देश्य क्या हैं और टीम के सदस्यों को उन्हें कैसे प्राथमिकता देनी चाहिए।

संभावित परियोजनाओं पर जानकारी एकत्र और शोध करें। संभावित परियोजनाओं के लिए विचारों की एक सूची संकलित करें और उन विचारों पर शोध करें। प्रेरणा के कुछ स्रोतों में टीम के सदस्यों के विचार, ग्राहक प्रतिक्रिया, या विशेष नियामक आवश्यकताएं शामिल हो सकती हैं। फिर उन विचारों पर कुछ उच्च-स्तरीय विवरण एक साथ रखें, जैसे संभावित संसाधन आवश्यकताएं।

अपनी सूची को संक्षिप्त करें और सर्वोत्तम परियोजनाओं का चयन करें। पिछले चरण का उच्च-स्तरीय डेटा आपको उन परियोजनाओं को चुनने के लिए उपकरण देगा जो आपके व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ सर्वोत्तम रूप से संरेखित हों। प्रोजेक्ट के विभेदकों को परिभाषित करने के लिए उस डेटा का उपयोग करें और एक संभावित पोर्टफोलियो तैयार करें जो जोखिम को संतुलित करते हुए आपके रिटर्न को अधिकतम करेगा।

पोर्टफोलियो व्यवहार्यता को मान्य करें और परियोजनाओं को आरंभ करें। इसके बाद, आपको परियोजनाओं के पोर्टफोलियो को उनकी व्यवहार्यता और उपलब्ध संसाधनों के विरुद्ध सत्यापित करने की आवश्यकता होगी। पहले से एकत्र किए गए उच्च-स्तरीय डेटा का विस्तार करें और एक परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों की अधिक यथार्थवादी तस्वीर बनाएं और संभावित झटके क्या हो सकते हैं। यदि परियोजना अभी भी व्यवहार्य लगती है, तो आप संसाधन प्रदान कर सकते हैं और आगे बढ़ सकते हैं।

पोर्टफोलियो का प्रबंधन और निगरानी करें। एक बार प्रोजेक्ट शुरू होने के बाद, आपको और आपकी टीम को प्रदर्शन पर नज़र रखते हुए और आवश्यकतानुसार पुन: कैलिब्रेट करने के लिए उन्हें प्रबंधित करने की आवश्यकता होगी। इसका मतलब यह हो सकता है कि री-स्कोपिंग, संसाधनों का पुन: आवंटन, और नियमित रूप से संपूर्ण पोर्टफोलियो की समीक्षा जैसे मुद्दों को संभालना।

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